Klacht over gedraging provincie Overijssel

Voor wie

U heeft het recht om een klacht in te dienen als u niet tevreden bent over de manier waarop u behandeld bent of hoe er met een verzoek van u is omgegaan. De behandeling van uw klacht kost niets en u hoeft geen inwoner van de provincie Overijssel te zijn om een klacht te kunnen indienen.

Waarover

Uw klacht kan bijvoorbeeld gaan over:

  • de wijze waarop bestuurders of ambtenaren zich in een bepaalde kwestie hebben gedragen;
  • het niet nakomen van toezeggingen;
  • het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie;
  • over het niet beantwoorden van uw brief of verzoek om informatie;
  • als u vindt dat er niet serieus naar u geluisterd wordt of dat u aan het lijntje gehouden wordt;
  • als u verkeerd of helemaal niet geïnformeerd bent.

Direct indienen

Voorwaarden

Een klacht kan worden ingediend als:

  • u deze binnen een jaar na de gedraging indient;
  • u duidelijk omschrijft om welke gedraging het gaat;
  • u duidelijk maakt tegen wie de klacht wordt ingediend.

U kunt géén klacht indienen als:

  • er al een bezwaarschrift is ingediend en deze procedure nog loopt;
  • de zaak waarover u wilt klagen in behandeling is bij een rechterlijke instantie;
  • een administratieve rechter een uitspraak heeft gedaan over de zaak waarover u wilt klagen;
  • de klacht over algemeen beleid of provinciale verordeningen gaat. In het algemeen kan gezegd worden dat er geen klacht ingediend kan worden tegen zaken, waarover op grond van wettelijke regels een besluit genomen is;
  • de klacht al eerder behandeld is, behalve als door de klager nieuwe feiten en/of omstandigheden worden aangedragen die een nieuw onderzoek rechtvaardigen;
  • u bijvoorbeeld geen vergunning krijgt voor het bouwen van een schuur of voor het houden van een evenement. Daarvoor bestaat er de bezwaar- en beroepsprocedure;
  • er nog een mogelijkheid is om een bezwaarschrift in te dienen bij de provinciale organisatie, of in beroep te gaan bij een administratieve rechter, zoals de Sector Bestuursrecht van de Rechtbank of de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State;
  • de aanklacht te klein is. De provincie is niet verplicht uw klacht te behandelen als het belang van u als klager of het gewicht van de gedraging 'kennelijk onvoldoende' is;
  • het gaat om bestuurders of medewerkers van gemeenten of waterschappen. Een dergelijke klacht moet bij de betreffende gemeente of waterschap worden ingediend.
Procedure
Hoe kunt u een klacht indienen?

Het indienen van een klacht kunt u op de volgende manier doen:

  • U kunt telefonisch eerst meer informatie ontvangen of vragen om bemiddeling. U kunt dan bellen met de provincie, telefoonnummer 038 499 88 99 keuze 4.
  • Via het digitale klachtenformulier. Zie het formulier hierboven.
  • Per e-mail: klachtenenbezwaar@overijssel.nl (stuur een ondertekend exemplaar van uw klacht als bijlage mee).
  • Per post:
    Gedeputeerde Staten van Overijssel
    t.a.v. team Juridische Zaken
    postbus 10078
    8000 GB Zwolle.
Wat gebeurt met uw klacht

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van uw klacht stuurt de secretaris voor de behandeling van klachten u een ontvangstbevestiging.

Daarna stelt de secretaris een vooronderzoek in. Als de feiten en/of omstandigheden onvoldoende duidelijk zijn, dan kan de secretaris u om nadere informatie vragen.

In Overijssel heeft de secretaris bij het vooronderzoek telefonisch overleg met u, over wat er precies aan de hand is en of u een formele klachtenbehandeling wilt, of dat u in eerste instantie wilt proberen de klacht in onderling overleg op te lossen. Dit noemen we informele behandeling of de methode Overijssel.

De hoorzitting

Wanneer uw klacht volgens de formele klachtenprocedure wordt behandeld krijgt u, wanneer u daar prijs op stelt, de gelegenheid om uw klacht persoonlijk toe te lichten voor de Hoorcommissie Gedeputeerde Staten. Tijdens deze hoorzitting wordt ook de beklaagde gehoord.

De hoorcommissie bestaat uit twee personen:

  • de voorzitter. Deze is onafhankelijk. Dat wil zeggen dat hij niet in dienst van de provincie is.
  • één lid. Bij toerbeurt nemen de leden van het College van Gedeputeerde Staten deze taak op zich.

De hoorcommissie wordt ambtelijk bijgestaan door de secretaris. Dit is een medewerker van het team Juridische Zaken.

Het is verstandig om thuis al op papier te zetten waarover u het wilt hebben

Als u dit doet stellen wij het op prijs dat u uw notitie bij aanvang van de hoorzitting overhandigt. Het maken van een pleitnotitie voorkomt dat u tijdens de zitting vergeet om bepaalde onderwerpen naar voren te brengen. Nadat alle partijen zijn gehoord, en er geen vragen onbeantwoord zijn gebleven, wordt de zitting beëindigd. Van de hoorzitting worden een geluidsopname en een kort schriftelijk verslag gemaakt. Deze worden aan de belanghebbenden, die op de hoorzitting aanwezig waren, toegezonden. Wat u tijdens de hoorzitting naar voren heeft gebracht, wordt door Gedeputeerde Staten betrokken bij de beslissing op uw klacht. Gedeputeerde Staten streven er naar om binnen vier tot zes weken na de datum van de hoorzitting aan u mee te delen tot welke beslissing zij zijn gekomen naar aanleiding van uw klacht. In deze brief kunnen Gedeputeerde Staten ook aangeven welke maatregelen zij eventueel hebben genomen naar aanleiding van hun beslissing.

Voor klachten die betrekking hebben op leden van Provinciale Staten en medewerkers van de Statengriffie geldt een procedure die op enkele onderdelen afwijkt van de procedure die hier is beschreven. Informatie over deze procedure kan worden verkregen bij het team Juridische Zaken.

De Nationale Ombudsman

Bent u, nadat de provincie Overijssel uw klacht heeft behandeld, nog niet tevreden, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de Nationale Ombudsman. Deze onderzoekt en beoordeelt gedragingen van de overheid en is geheel onafhankelijk. Het inschakelen van de Nationale Ombudsman kost u niets. Wanneer u klaagt over een gedraging die langer dan één jaar geleden heeft plaatsgevonden zal de Nationale Ombudsman over het algemeen geen onderzoek instellen. Ook zult u altijd eerst uw klacht moeten indienen bij de provincie.

Het postadres van de Nationale Ombudsman is:

Nationale Ombudsman,
postbus 93122,
2509 AC Den Haag.

Het kantoor van de Nationale Ombudsman is telefonisch bereikbaar onder nummer 0800 335 55 55. U kunt ook informatie vinden op de website www.nationaleombudsman.nl.

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens

Voor het behandelen van klachten verwerken wij persoonsgegevens van de aanvragers. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een persoon, en tot die persoon herleidbaar zijn. Dit kunnen burgers of contactpersonen van organisaties zijn. 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

  • de afhandeling en beoordeling van uw klacht inclusief de communicatie daarover;
  • het controleren van naleving van onze besluiten;
  • het handhaven tegen overtredingen van onze besluiten;
  • het maken van managementrapportages om onze dienstverlening te verbeteren en ons beleid te verantwoorden;
  • het uitvoeren van evaluatie- en klanttevredenheidsonderzoek om te bepalen of we onze beleidsdoelen halen.

Wij beslissen als bestuursorgaan op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb):

  • als uw bezwaarschrift gericht is tegen een besluit dat door ons is genomen;
  • over uw aanvraag om een dwangsom bij te laat beslissen op een bezwaarschrift; en
  • op uw klacht over de manier waarop wij ons in een bepaalde aangelegenheid jegens u of een ander hebben gedragen;
  • over uw aanvraag om onverwijlde bijstand op grond van artikel 81 Participatiewet.

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting, in dit geval de Awb en voor aanvragen om onverwijlde bijstand ook de Participatiewet. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan wettelijk verplicht is volgens de Archiefwet. Zie ook onze algemene pagina over privacy. Hier vindt u ook meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt gebruiken.