Informatie over subsidies

Nadat u de subsidie heeft aangevraagd controleren wij eerst of uw aanvraag compleet is. Dit is de compleetheidstoets. Als de gevraagde bijlagen ontbreken dan heeft u nog vier weken de tijd om de ontbrekende documenten op te sturen. Ontvangen wij de gevraagde documenten niet binnen die vier weken dan nemen wij uw aanvraag niet in behandeling. U kunt wel opnieuw aanvragen als er nog budget over is.

Na de compleetheidstoets gaan wij de inhoudelijke toets uitvoeren. Wij kijken of de aanvraag voldoet aan alle voorwaarden die horen bij de subsidieregeling (en bij een ASV aanvraag of de aanvraag past binnen ons beleid).
Als de informatie die u heeft ingevuld in het formulier niet voldoende is om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen dan vragen wij u om aanvullende inhoudelijke informatie. Dit doen wij bij voorkeur per e-mail.

Wij sturen u binnen 13 weken, nadat wij uw complete aanvraag hebben ontvangen, een brief (de verleningsbeschikking) met ons besluit. Wij proberen altijd eerder een beslissing te nemen.

In de brief die wij u sturen geven wij aan of u subsidie ontvangt en zo ja, voor welk bedrag. Dit kan het gevraagde bedrag zijn maar dit kan ook een lager bedrag zijn. Het bedrag wordt lager als u kosten opgeeft die niet voor subsidie in aanmerking komen.
Verder staan in de brief welke activiteiten met de subsidie uitgevoerd moeten worden. Dit doen wij op basis van de informatie die u zelf heeft aangeleverd. Ook staat in de brief welke voorwaarden wij stellen aan de subsidie.

Als wij niet binnen de wettelijke termijn beslissen dan kunt u om een dwangsom vragen. Informatie hierover vindt u op onze pagina 'Dwangsom bij te laat beslissen'.

Als u subsidie ontvangt, dan worden de volgende gegevens opgenomen in het openbare Subsidieregister:

• de naam van uw bedrijf/organisatie of 'particulier';
• plaatsnaam;
• naam van het project;
• verleend subsidiebedrag.

Het Openbaar Subsidieregister kunt u inzien op onze website.

U kunt bezwaar maken tegen ons besluit. Als er een duidelijke fout in de beschikking staat dan raden wij u aan om eerst contact met ons op te nemen via het Overijssel Loket. Komen wij er samen niet uit dan kunt u een bezwaar indienen. Doe dit wel binnen de bezwaartermijn van 6 weken. Meer informatie hierover vindt u op onze pagina 'Bezwaar indienen'.

Als u subsidie ontvangt dan bent u verplicht mee te werken aan een eventueel evaluatieonderzoek. Met een evaluatie onderzoeken wij of de subsidies hebben bijgedragen aan de maatschappelijke doelen van de subsidieregeling.

Als er iets in uw project verandert, of u wilt iets veranderen, dan moet u dit melden. Bijvoorbeeld:

• Als de activiteiten niet (precies) uitgevoerd kunnen worden zoals u bij de aanvraag heeft aangegeven.
  Voorbeelden: de activiteiten worden (ergens) anders uitgevoerd dan beschreven in de verleningsbeschikking of u wilt een activiteit aanpassen. U meldt dit en geeft aan waarom dat nodig is.
• Als de activiteiten niet binnen de subsidieperiode uitgevoerd kunnen worden.
  Voorbeelden: het project loopt uit omdat het aanvragen van de vergunningen vertraging heeft opgelopen of het uitvoeren van een activiteit duurt langer dan ingeschat. U meldt dit en u geeft aan wanneer u denkt klaar te zijn met het project.
• Als u de subsidie wilt overdragen naar een andere partij.

Het uitbreiden van een project met nieuwe activiteiten waardoor u een hogere subsidie vraagt is geen wijziging. U moet een nieuwe aanvraag indienen.

Meld wijzigingen altijd zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken nadat de wijziging heeft plaats gevonden. Meld u een verandering niet dan heeft dit mogelijk gevolgen voor uw subsidie.

Wanneer u twijfelt of u iets moet melden neem dan contact op met het Overijssel Loket.

U ontvangt binnen 8 weken een brief waarin wij aangeven of wij wel of niet akkoord gaan met de wijziging. Als wij vragen hebben dan nemen wij contact met u op.

U meld de verandering via het digitale formulier ‘Indienen wijzigingsverzoek’.

Als u een verandering niet of niet op tijd meldt, dan kan dat gevolgen hebben voor uw subsidie. U kunt minder subsidie ontvangen of u moet de subsidie (voor een deel) terugbetalen. Ook kan dit onze beoordeling van nieuwe aanvragen voor een subsidie beïnvloeden. Zie hiervoor de informatie over het Signaleringsregister.

Voor de meeste subsidies ontvangt u hiervoor een automatische attendering per e-mail met een verwijzing naar het digitale formulier. Heeft u meer tijd nodig vraag dan zo snel mogelijk uitstel aan via het digitale formulier ‘Indienen wijzigingsverzoek’. 
Stuurt u geen rapportage dan heeft dit gevolgen voor uw subsidie.

U maakt gebruik van het digitale formulier 'Indienen tussenrapportage'. In het formulier geeft u aan hoever u bent met uw project. De beoordeling van de tussenrapportage gebeurt op basis van de door u ingevulde informatie in dit formulier. 

U hoeft dus geen aparte tussenrapportage meer mee te sturen. Heeft u een eigen tussenrapportage gemaakt dan mag u die als bijlage meesturen.

U maakt gebruik van het digitale formulier ‘Aanvraag tot subsidievaststelling’. Voor de meeste subsidies ontvangt u hiervoor een automatische attendering per e-mail met een verwijzing naar het digitale formulier. 

Stuurt u geen eindrapportage dan heeft dit gevolgen voor uw subsidie. Heeft u meer tijd nodig vraag dan zo snel mogelijk uitstel aan via het digitale formulier ‘Indienen wijzigingsverzoek’.

Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nul vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.

Subsidies lager dan € 25.000,- worden bij de verlening ook direct vastgesteld. Dit betekent dat als uw project is afgelopen u geen verantwoording hoeft in te dienen.
U moet wel een administratie bijhouden. Dit is nodig omdat wij er bij een mogelijke controle om kunnen vragen. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. De documenten bewaard u na afloop van de subsidieperiode maximaal één jaar.

Wanneer moet u ook de kosten verantwoorden?

Als de subsidie staatssteun is waarop de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) of de Landbouwvrijstellingsverordening (LVV) van toepassing is of als er sprake is van een SiSa-verantwoording (alleen voor medeoverheden). De subsidie wordt dan vastgesteld op werkelijke kosten. Zie hiervoor Arrangement 3.

In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Bij subsidies tussen de € 25.000,- en € 125.000,- vragen wij altijd om een verantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat u aan de voorwaarden heeft voldaan. Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.
Ook moet u een administratie bijhouden. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. Dit is nodig omdat wij er bij een mogelijke controle om kunnen vragen. De documenten bewaard u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

Wanneer moet u ook de kosten verantwoorden?

Als de subsidie staatssteun is waarop de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) of de Landbouwvrijstellingsverordening (LVV) van toepassing is of als er sprake is van een SiSa-verantwoording (alleen voor medeoverheden). In het inhoudelijk verslag geeft u dan ook aan welke kosten werkelijk gemaakt zijn voor de activiteiten en wat de werkelijk ontvangen bijdragen van medeoverheden zijn. De subsidie wordt vastgesteld op werkelijke kosten. Zie hiervoor Arrangement 3.

In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Bij subsidies van € 125.000,- of hoger vragen wij altijd om een inhoudelijke verslag en een kostenverantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat u aan de voorwaarden heeft voldaan. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nul vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.

De kostenverantwoording van de werkelijke gemaakte kosten vult u in het digitale formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling' in. Dit is een overzicht van alle kosten die u voor de activiteiten gemaakt heeft. U hoeft geen financieel document meer mee te sturen bij de eindverantwoording, behalve bij een samenwerkingsverband.

Bij een eventuele controle kunt u met uw administratie aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. De documenten bewaart u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

SiSa staat voor Single information, Single audit. Het is een manier van subsidie verantwoorden die geldt voor subsidies waarvan de middelen beschikbaar gesteld zijn door de Rijksoverheid via een SPUK, Specifieke uitkering. Als een gemeente of een provincie subsidie ontvangt die afkomstig is van een SPUK, dan verloopt de financiële verantwoording van de subsidie via de SiSa-verantwoording. Bij sommige SPUK’s geldt de SiSa-verantwoording ook voor een waterschap.
De medeoverheid dient ieder jaar vóór 15 juli de SiSa-verantwoording in bij de Rijksoverheid. Als de subsidieperiode langer is dan een jaar, dan wordt de aanvraag tot subsidievaststelling bij de provincie ingediend uiterlijk op 15 juli van het jaar waarin de laatste SiSa-verantwoording is ingediend bij het Rijk.

Gedeputeerde Staten hebben besloten om de controle verklaringen af te schaffen met terugwerkende kracht tot 1 juli 2011. Het gaat om verleende, maar nog niet vastgestelde subsidies. Hiermee verlagen wij de administratieve lasten zodat u ons sneller een financiële verantwoording kunt toesturen.

Heeft u al kosten gemaakt voor de controleverklaring?

Deze kosten blijven gewoon voor subsidie in aanmerking komen als dit in de brief stond. De subsidie voor de controle verklaring is tot maximaal het genoemde subsidiebedrag in uw brief.

Voor welke regelingen moet u nog wel een controleverklaring meesturen?

Voor alle subsidieregelingen die niet in het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 staan. Voor die regelingen moet u dus nog steeds een controle verklaring van uw accountant meesturen als dit in uw brief als verplichting is opgenomen. De documenten die u daarvoor nodig heeft, het Controleprotocol 2011 en de Controleverklaring, kunt u opvragen bij het Overijssel Loket.

Personeelskosten

Voor de personeelskosten kunt u kiezen uit drie berekeningen:

1. Uurtarief tot maximaal € 130,- dat als volgt is berekend: bruto jaarloon, gedeeld door 1.650 uur, vermeerderd met een opslag van 50% voor indirecte kosten. Dit is een uurtarief dat wordt gebruikt voor ureninzet van personen die in loondienst zijn. Indirecte kosten zijn de overheadskosten inclusief huisvestingskosten. Bij een parttime dienstverband worden de personeelskosten naar verhouding berekend.
2. Vast uurtarief van € 40,-. Een onderbouwing van het uurtarief is dan niet nodig. Een vast uurtarief kan worden gebruikt voor:
   • ureninzet van personen die in loondienst zijn;
   • ureninzet van personen die niet op de loonlijst staan zoals bij een zelfstandig ondernemer, eenmanszaak, vennootschap onder firma (v.o.f.), maatschap of een directeur-grootaandeelhouder;
   • ureninzet van samenwerkingspartners die geen medeaanvrager zijn.
3. IKT. Dit is een uurtarief dat wordt gebruikt voor ureninzet personen die in loondienst zijn. Het IKT-tarief voldoet aan de volgende voorwaarden:
   • er is bij de aanvrager sprake van een stelselmatig en volgens een vast patroon gehanteerde berekening van het uurtarief;
   • het uurtarief is gebaseerd op bedrijfseconomische toegestane berekening, waarin directe personeelskosten en algemeen indirecte kosten inclusief huisvesting opgenomen kunnen worden;
   • het uurtarief is op een transparante en begrijpelijke wijze vooraf berekend;
   • het uurtarief bevat geen debetrente, boetes, provisies, financiële sancties, winstopslagen, gerechtskosten, voorzieningen voor mogelijke toekomstige verliezen of lasten, wisselverliezen, terugvorderbare indirecte belastingen, schulden en onvoorziene kosten.

Kosten van derden

Dit zijn kosten van:

• geleverde materialen;
• geleverde diensten;
• de aankoopkosten van machines en apparatuur. Daaronder vallen ook bijkomende kosten zoals licenties voor software en de onderhoudskosten van een machine of apparatuur;
• de bestedingen van een medeoverheid door middel van subsidieverlening aan derden;
• de verzekeringspremies, lunches en andere vergelijkbare kosten die door de aanvrager gemaakt worden om inzet van vrijwilligers te faciliteren.

De aanvrager kan de gemaakte kosten van derden bewijzen met bijvoorbeeld offertes, facturen, betaalbewijzen of een subsidiebesluit. Kosten van arbeid van derden komen voor subsidie in aanmerking tot een maximum van € 130,- per uur exclusief btw.
Btw komt alleen voor subsidie in aanmerking als de aanvrager de btw over de activiteiten niet met de Belastingdienst kan verrekenen of via het Btw-compensatiefonds kan compenseren. Btw is niet van toepassing op particuliere aanvragers.

• Kosten die gemaakt zijn vóór het indienen van de subsidieaanvraag. U mag nog niet gestart zijn met de activiteiten op het moment dat wij de subsidieaanvraag ontvangen.
• De kosten van de voorbereiding en het indienen van de subsidieaanvraag.
• Boetes, onvoorziene kosten, kosten van juridische bijstand voor rechtszaken, bankdiensten, financieringen, debetrente en leges.
• Vergoedingen die vrijwilligers, stagiaires en meewerkende studenten ontvangen voor de hun ureninzet.
• Kosten van het aankopen, gebruiken of waardevermindering van grond.
• Kosten voor het inhuren van een subsidieadviesbureau of andere subsidiebemiddelaars.
• De in de begroting opgenomen onvoorziene kosten. Voor deze kosten zijn op het moment van de aanvraag namelijk geen duidelijk aanwijsbare activiteiten bekend. En het is onzeker of deze kosten gemaakt gaan worden.

Als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• In de betreffende subsidieregeling komen deze kosten voor subsidie in aanmerking.
• De kosten houden direct verband met de activiteiten (toerekenbaar).
• De aanvrager kan de kosten uitleggen en bewijzen met offertes en na afloop van de subsidie met facturen, betaalbewijzen of een subsidiebesluit (aantoonbaar).
• De verhouding tussen de activiteiten en de kosten daarvan is redelijk (acceptabel).
• Uit de begroting blijkt dat de kosten, met de hulp van de gevraagde subsidie, gefinancierd kunnen worden.
• De gevraagde subsidie is minimaal € 1.000,- of hoger. Soms moet de gevraagde subsidie zelfs hoger zijn. Dit staat dan bij de betreffende subsidieregeling beschreven.
• Er is voor dezelfde activiteit geen andere subsidie van ons ontvangen.

Hoe wij omgaan met subsidies staat in drie documenten beschreven.

1. De Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005 (ASV). Hierin is geregeld dat wij subsidie kunnen geven voor allerlei activiteiten. Dit document vormt daarmee de wettelijke basis voor het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022.
2. Het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (Ubs). Hierin  staan al onze subsidieregelingen. In het besluit staat beschreven welke activiteiten, personen of organisaties in aanmerking komen voor subsidie. Dit kan per subsidieregeling verschillen. Ook regelt dit besluit onze manier van werken die op de verschillende subsidies van toepassing zijn.
3. De Beleidsregel voor de toepassing van de wet Bibob 2019. Hierin staat dat wij een eigen onderzoek moeten uitvoeren voor subsidies die gaan over de volgende onderwerpen: vastgoed, afvalverwerking, recreatieparken, overslag en logistieke processen en energie. En ook bij subsidies van meer dan € 1.000.000,-. Hiermee willen wij ervoor zorgen dat de subsidie niet gebruikt wordt voor strafbare activiteiten.

Alle subsidieaanvragen worden gecontroleerd op basis van bovenstaande regels.

Wij moeten bij het geven van subsidie ook rekening houden met Europese regels. Het kan zijn dat een bepaalde activiteit door Europa gezien wordt als staatssteun. Als dat zo is dan mag de aanvrager niet teveel of helemaal geen subsidie krijgen.
Voorbeeld: een aanvrager kan wel subsidie van de provincie krijgen als de aanvrager voor dezelfde activiteiten ook een subsidie uit een Europees Fonds (EFRO of POP3) heeft gekregen. Maar als wij dat doen dan kan de aanvrager gekort worden op zijn Europese subsidie. In het ergste geval wordt zijn subsidie door Europa ingetrokken.

Uitleg

Staatssteun is een overheidsmaatregel, in dit geval subsidie, en die mag geen invloed hebben op de markt. Krijgt een bedrijf staatssteun, maar de concurrenten niet? Dan kan dit leiden tot oneerlijke concurrentie. Daarom is staatssteun bijna altijd verboden.

Op de website van Europacentraal leest u alles over de verschillende staatssteunverordeningen waar wij mee te maken hebben.