Bijzondere regionale evenementen 2025 (TENDER)
U kunt aanvragen vanaf 27 januari 2025 09.00 uur tot uiterlijk op 28 februari 2025 voor 17.00 uur. Let op: de regeling is aangepast lees daarom eerst de voorwaarden goed door.
Dit is een tenderregeling, alleen complete aanvragen worden in behandeling genomen! Als wij uw aanvraag uiterlijk op 14 februari 2025 ontvangen, tien werkdagen voor de uiterste aanvraagdatum, dan toetsen wij of uw aanvraag compleet is. U weet dan tijdig of uw aanvraag compleet is of dat er nog documenten ontbreken. Na deze datum controleren wij niet meer op compleetheid (dus ook niet de nagestuurde documenten). Wij adviseren u daarom om voor de genoemde datum aan te vragen.
Voor wie
Voor stichtingen of verenigingen die ook de organisator zijn van het bijzondere regionale evenement.
Met regionaal bedoelen wij dat het evenement zich richt op bezoekers en deelnemers uit minimaal 3 andere gemeenten dan de gemeente waar het evenement plaatsvindt.
Waarvoor
Subsidie voor de voorbereiding en uitvoering van bijzondere regionale evenementen in Overijssel die gehouden worden in 2025.
Wij zijn overgegaan op verplicht inloggen met eHerkenning (niveau EH3 en dienst 'ondernemersloket'). Als u nog geen eHerkenning heeft dan kunt u dat het beste zo snel mogelijk regelen.
Als u nog niet eerder heeft ingelogd met eHerkenning op onze nieuwe formulieren, dan adviseren wij u om nu al een keer als proef in te loggen
De eerste keer dat u inlogt moet u namelijk uw contactgegevens nog invullen, en op dat moment gaat de link met het aanvraagformulier verloren. Log in bij het klantportaal Mijn Overijssel en vul uw contactgegevens alvast in. Heeft u dit gedaan dan kunt u direct aan de slag met het aanvraagformulier als dat online komt.
Tip: wacht niet tot de laatste dag voor het aanvragen van de subsidie.
Een veel gestelde vraag van adviesbureaus, die namens een andere organisatie aanvragen, is of ketenmachtiging nodig is om aan te vragen. Dit kan wel maar het is niet verplicht of nodig.
6.20 Bijzondere regionale evenementen 2025
Artikel 6.20.1 Begripsbepalingen
- Evenement: een georganiseerde, tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.
- Regionaal: het evenement richt zich op bezoekers en deelnemers uit meer gemeenten.
Artikel 6.20.2 Doel van de subsidieregeling
Met deze subsidieregeling wil de provincie bijzondere regionale cultuur- en sportevenementen in Overijssel ondersteunen.
Artikel 6.20.3 Activiteiten die voor de subsidie in aanmerking komen
1. De subsidie wordt verleend voor de voorbereiding en uitvoering van bijzondere regionale evenementen in Overijssel.
2. Het evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
a. het evenement is een bestaand jaarlijks of periodiek terugkerend cultuur- of sportevenement. Bestaand betekent dat het in ieder geval al eenmaal heeft plaatsgevonden in Overijssel. Periodiek terugkerend betekent dat het evenement in een vast ritme van een aantal jaren georganiseerd wordt, variërend van 2 tot 5 jaar;
b. het evenement vindt plaats in 2025;
c. het evenement behaalt op elk onderdeel uit Puntentabel 1 minimaal 5 punten en in totaal minimaal 25 punten;
d. het evenement vindt plaats in Overijssel;
e. de totaal begrote kosten van het evenement bedragen minimaal € 20.000,-.
3. Het evenement krijgt geen subsidie op grond van subsidieregeling 6.17 Beeldbepalende evenementen 2025 t/m 2027.
4. Het evenement voldoet aan de eisen van de Omgevingsverordening. Eventuele kosten die moeten worden gemaakt om daaraan te voldoen, zoals een Aerius-berekening, zijn subsidiabel.
5. De volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor de subsidie: kermis, circus, beurs, congres bedrijvencontactdagen, lokaal carnaval, lokale carnavalsoptochten, braderie, week-, jaar-, streek-, vrij- of beestenmarkt, buurt-, wijk- of dorpsfeest, fair en rommelmarkt, avondvierdaagse, koopzondag, Sinterklaasintocht, kerstmarkt, nieuwjaarsduik, dancefestival, Molendag, openmonumentendag, Koningsdag, lokale 4 mei-herdenking, lokale 5 mei-viering, demonstratie, workshop, één enkele culturele voorstelling, planten- of dierenshow, tentfeest, oktoberfeest, feestweek, autorodeo, trekkertrek, paasvuren, tentoonstelling, tijdelijke kunstijsbaan, e-sportsevent, LAN-partys, (stijl)danswedstrijd, piratenfeest, tuinevenement, tuinexpositie, goede doelen-evenement, opening cultureel seizoen, opening toeristisch jaar en promotieactiviteiten.
Artikel 6.20.4 Aanvrager
1. De aanvrager is de organisator van het evenement.
2. De aanvrager is ook een stichting of vereniging.
Artikel 6.20.5 Kosten die voor de subsidie in aanmerking komen
1. De personeelskosten en de kosten van derden zijn subsidiabel. De artikelen 1.2.5 tot en met 1.2.8 zijn van toepassing.
2. Inzet van uren door vrijwilligers is subsidiabel. In de begroting en het dekkingsplan mag die inzet opgenomen worden op de begroting voor maximaal € 15,- per uur en tot een maximumbedrag van in totaal € 5.000,-.
Artikel 6.20.6 Hoogte van de subsidie
1. De subsidie is maximaal 40% van de subsidiabele kosten.
2. De subsidie is maximaal € 12.000,- per subsidieaanvraag.
Artikel 6.20.7 Tenderregeling
1. De subsidie is een tenderregeling.
2. Bij een tenderregeling krijgt elke complete subsidieaanvraag punten op basis van Puntentabel 1. De beoordeelde aanvragen worden daarna in volgorde geplaatst op basis van de totaal behaalde punten. Het subsidieplafond wordt verdeeld op basis van de totaal behaalde punten.
3. Als twee of meer aanvragen dezelfde eindscore hebben en er niet voldoende subsidieplafond is voor alle aanvragen, dan wordt door de adviescommissie een volgorde bepaald aan de hand van een evenwichtige spreiding over de regio’s en een balans tussen het aantal cultuur- en sportevenementen.
4. Als de te verstrekken subsidie hoger is dan het resterende bedrag van het subsidiebudget, dan kan de subsidie lager worden verleend. Dit kan alleen na overleg met de aanvrager en onder de voorwaarde dat:
a. de activiteiten ongewijzigd worden uitgevoerd;
b. de aanvrager of derden bereid zijn het financiële tekort zelf aanvullend te financieren. De gewijzigde financiële dekking wordt binnen 5 werkdagen ingeleverd.
Artikel 6.20.8 Subsidieaanvraag
1. De subsidieaanvraag kan ingediend worden vanaf 27 januari 2025 en moet 28 februari 2025 voor 17.00 uur zijn ontvangen.
2. De aanvrager maakt gebruik van het digitale aanvraagformulier Bijzondere regionale evenementen 2025.
3. De aanvrager levert een begroting en een dekkingsplan in. Het is verplicht om het beschikbaar gestelde begrotingsformat te gebruiken.
4. De subsidieaanvraag moet vóór de sluitingsdatum volledig zijn.
5. Na sluitingsdatum kunnen er geen inhoudelijke en financiële aanvullingen of wijzigingen meer ingeleverd worden. Een wijziging in de financiële dekking is wel mogelijk als de subsidie lager wordt verleend omdat het resterende bedrag van het subsidieplafond niet voldoende is. Deze wijzing van de financiële dekking kan alleen als artikel 6.11.7 lid 4 van toepassing is.
Artikel 6.20.9 Beschikbaar budget voor de subsidieregeling
1. Het subsidieplafond wordt jaarlijks vastgesteld en geldt voor de indieningstermijn die in artikel 6.20.8 lid 1 is genoemd.
2. Het subsidieplafond wordt verdeeld op basis van vastgestelde volgorde. Dit is een afwijking van artikel 1.2.16 lid 2.
3. De verdeling van het subsidieplafond begint bij de subsidieaanvraag met de hoogste score en gaat door tot het subsidieplafond bereikt is.
4. Als de te verstrekken subsidie voor een subsidieaanvraag hoger is dan het resterende bedrag van het subsidieplafond, dan kan de subsidie lager worden verleend. Dit kan alleen na overleg met de aanvrager en onder de voorwaarden dat:
a. de activiteiten ongewijzigd worden uitgevoerd;
b. de aanvrager of derden bereid zijn het financiële tekort zelf aanvullend te financieren. De gewijzigde financiële dekking wordt binnen 5 werkdagen ingeleverd.
Artikel 6.20.10 Adviescommissie
Een subsidieaanvraag voor subsidie wordt voorgelegd aan de Adviescommissie Evenementen Overijssel 2025-2027. De commissie geeft, aan de hand van Puntentabel 1, advies over:
a. het onderscheidend karakter van het evenement;
b. of het evenement maatschappelijke waarde heeft;
c. of het evenement regionale uitstraling heeft;
d. of het evenement voldoet aan de kwaliteitseisen zoals verwoord in de Puntentabel onderdeel 4.
Artikel 6.20.11 Staatssteun
Als er sprake is van staatssteun aan culturele evenementen, dan wordt artikel 53 van de AGVV toegepast. De subsidie aan sportevenementen wordt niet gezien als staatssteun als de subsidie kan worden verleend onder de Algemene De-minimisverordening.
Artikel 6.20.12 Looptijd
Deze subsidieregeling vervalt op 30 november 2027 om 17.00 uur.
Puntentabel 1, bij 6.11 Bijzondere Regionale Evenementen:
| Onderdeel | Punten |
|---|---|
|
1. Het evenement heeft een bijzonder karakter en is herkenbaar voor de regio en haar inwoners. Dat is aannemelijk gemaakt aan de hand van de onderbouwing van de volgende punten: |
Onvoldoende: 0 |
| 2. Het evenement heeft een verbindende rol in de samenleving die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: - Welke maatregelen een evenement neemt ter bevordering van de toegankelijkheid en inclusiviteit. - Het aantal vrijwilligers en plaatselijke stichtingen en verenigingen dat is betrokken bij het evenement. - De rol en mate van betrokkenheid van het lokale en regionale bedrijfsleven. |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
3. Het evenement heeft regionale uitstraling en een verbindende rol tussen stedelijk en landelijk gebied, die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
4. Het evenement heeft inhoudelijke, artistieke* en organisatorische kwaliteit, die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: *Artistieke kwaliteit geldt niet bij sportevenementen. |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
Totaal behaalde punten = 1+2+3+4 |
Wilt u een evenement organiseren en bent u zich aan het oriënteren om in beeld te brengen welke regels gelden om het evenement door te laten gaan? Bekijk alle natuurregels waaraan u moet voldoen bij het organiseren van een evenement.
- U bent nog niet gestart met de activiteiten.
- Het cultuur- of sportevenement:
- is een bestaand jaarlijks of periodiek terugkerend cultuur- of sportevenement. Bestaand betekent dat het in ieder geval al eenmaal heeft plaatsgevonden in Overijssel. Periodiek terugkerend betekent dat het evenement in een vast ritme van een aantal jaren georganiseerd wordt, variërend van 2 tot 5 jaar;
- vindt plaats in Overijssel;
- vindt plaats in 2025;
- behaalt op basis van de Puntentabel 1 op elk onderdeel minimaal 5 punten en in totaal minimaal 25 punten;
- voldoet aan de eisen van de Omgevingsverordening. Eventuele kosten die gemaakt moeten worden om daaraan te voldoen, zoals een Aerius-berekening, komen voor subsidie in aanmerking.
- De totale begrote kosten van het evenement bedragen minimaal € 20.000,-.
- U komt niet in aanmerking voor subsidie:
- als het evenement betrekking heeft op een kermis, circus, beurs, congres bedrijvencontactdagen, lokaal carnaval, lokale carnavalsoptochten, braderie, week-, jaar-, streek-, vrij- of beestenmarkt, buurt-, wijk- of dorpsfeest, fair en rommelmarkt, avondvierdaagse, koopzondag, Sinterklaasintocht, kerstmarkt, nieuwjaarsduik, dancefestival, Molendag, openmonumentendag, Koningsdag, lokale 4 mei-herdenking, lokale 5 mei-viering, demonstratie, workshop, één enkele culturele voorstelling, planten- of dierenshow, tentfeest, oktoberfeest, feestweek, autorodeo, trekkertrek, paasvuren, tentoonstelling, tijdelijke kunstijsbaan, e-sportsevent, LAN-partys, (stijl)danswedstrijd, piratenfeest, tuinevenement, tuinexpositie, goede doelen-evenement, opening cultureel seizoen, opening toeristisch jaar en promotieactiviteiten;
- als het evenement subsidie heeft ontvangen op basis van subsidieregeling 6.17 Beeldbepalende evenementen 2025 t/m 2027.
- De subsidie voldoet aan artikel 53 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (voor culturele evenementen) of aan de Algemene De-minimisverordening (voor sportevenementen).
De precieze voorwaarden en een toelichting op de gebruikte begrippen leest u in het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (Ubs 2022), hoofdstuk 1 en paragraaf 6.20 Bijzondere regionale evenementen 2025. Een link kunt u vinden onder het kopje 'Actuele wet- en regelgeving'.
Wij raden u aan om de bijlagen eerst in te vullen en op te slaan. De ingevulde bijlagen kunt u uploaden in het aanvraagformulier.
Let op: stuur géén projectplan mee. Alle benodigde inhoudelijke informatie beschrijft u in het aanvraagformulier.
- Een begroting en dekkingsplan. Het is verplicht om gebruik te maken van ons Begrotingsformat Bijzondere regionale evenementen 2025.
- Alleen als het om een sportevenement gaat: verleningsbrieven als uw organisatie dit jaar en de twee vorige jaren de-minimissteun heeft ontvangen (en alleen als u de steun niet van ons heeft ontvangen).
- Een bewijs van bankrekening als u niet eerder subsidie van ons heeft ontvangen of als uw bankrekeningnummer is gewijzigd. Bijvoorbeeld een kopie van bankafschrift of bij telebankieren een schermprint. Naam en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn. Let op: stuur geen kopie van uw bankpas mee.
- Een ondertekende machtiging als u het formulier invult als gemachtigde. U kunt hiervoor gebruik maken van ons Voorbeeld machtigingsverklaring.
Kunt u de documenten niet openen, lezen of gebruiken? Het Overijssel Loket helpt u graag verder.
U kunt aanvragen met het digitale aanvraagformulier dat u vanaf 27 januari 2025 kunt vinden op de pagina. De verplichte bijlagen kunt u uploaden in het aanvraagformulier.
- De personeelskosten en de kosten van derden komen voor subsidie in aanmerking. De kosten van arbeid van derden zijn subsidiabel tot een maximum van € 130,- per uur exclusief Btw.
- Eventuele kosten die gemaakt moeten worden om te voldoen aan de Omgevingsverordening, zoals een Aerius-berekening, komen ook voor subsidie in aanmerking.
- Inzet van uren door vrijwilligers is subsidiabel. In de begroting en het dekkingsplan mag die inzet opgenomen worden voor maximaal € 15,- per uur en tot een maximumbedrag van in totaal € 5.000,-.
- De subsidie is maximaal 40% van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen.
- De subsidie is maximaal € 12.000,- per subsidieaanvraag.
Het subsidieplafond is: € 204.000,-.
Wij handelen aanvragen af op basis van een vastgestelde kwaliteitsvolgorde. Dit staat bekend als tendersystematiek.
Bij een tendersystematiek worden alle aanvragen die op de sluitingsdatum van de tender compleet, dit is met de gevraagde bijlagen, door ons ontvangen zijn met elkaar vergeleken.
Dit gebeurt op basis van de wegingscriteria die genoemd staan in de scoretabel 1. De hoogst scorende in de ranking krijgen subsidie totdat het beschikbare subsidieplafond bereikt is. Bij gelijke score vindt de onderlinge rangschikking plaats door middel van loting door een notaris.
Let op: om in aanmerking te komen voor subsidie moet u op elk onderdeel minimaal 5 punten scoren en in totaal minimaal 25 punten.
| Onderdeel | Punten |
|---|---|
|
1. Het evenement heeft een bijzonder karakter en is herkenbaar voor de regio en haar inwoners. Dat is aannemelijk gemaakt aan de hand van de onderbouwing van de volgende punten: |
Onvoldoende: 0 |
| 2. Het evenement heeft een verbindende rol in de samenleving die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: - Welke maatregelen een evenement neemt ter bevordering van de toegankelijkheid en inclusiviteit. - Het aantal vrijwilligers en plaatselijke stichtingen en verenigingen dat is betrokken bij het evenement. - De rol en mate van betrokkenheid van het lokale en regionale bedrijfsleven. |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
3. Het evenement heeft regionale uitstraling en een verbindende rol tussen stedelijk en landelijk gebied, die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
4. Het evenement heeft inhoudelijke, artistieke* en organisatorische kwaliteit, die aannemelijk gemaakt is aan de hand van de onderbouwing van: *Artistieke kwaliteit geldt niet bij sportevenementen. |
Onvoldoende: 0 Voldoende: 5 Goed: 10 Zeer goed: 15 |
|
Totaal behaalde punten = 1+2+3+4 |
|
Een aanvraag die niet compleet is kunt u na sluitingsdatum van deze subsidieregeling om die reden alleen nog aanvullen als het geen inhoudelijke aanvulling of wijziging van de aanvraag betreft. Het gaat dan om bijvoorbeeld om een bankrekeningbewijs of andere gegevens die geen invloed hebben op de inhoud van de activiteiten of de financiering ervan.
De tijdige compleetheid van de aanvraag is de verantwoordelijkheid van de aanvrager
De behandeltermijn van uw aanvraag is maximaal 13 weken, gerekend vanaf de sluitingsdatum van deze subsidieregeling.
Voor het behandelen van subsidieaanvragen verwerken wij persoonsgegevens van de subsidieaanvrager. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een persoon identificeren of identificeerbaar maken. Dit kunnen burgers of contactpersonen van organisaties zijn. Wij gebruiken de persoonsgegevens voor:
- het beoordelen van de subsidieaanvraag;
- het communiceren met de aanvrager tijdens de behandeling van de aanvraag;
- het controleren of een subsidie doelmatig en rechtmatig verstrekt is;
- het maken van managementrapportages om onze dienstverlening te verbeteren en ons beleid te verantwoorden;
- het uitvoeren van evaluatie- en klanttevredenheidsonderzoek om te bepalen of we onze beleidsdoelen halen.
Wij hebben op basis van wet- en regelgeving de taak om regels te maken en uit te voeren voor het beoordelen en controleren van subsidieaanvragen en -verstrekkingen. Deze wettelijke taak gebruiken we als grondslag om persoonsgegevens te verwerken. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan wettelijk verplicht is volgens de Archiefwet.
Zie ook onze algemene pagina over privacy. Hier vindt u ook meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt gebruiken.
Delen van persoonsgegevens
Wij werken voor deze subsidieregeling samen met partners buiten onze organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Wij delen complete subsidieaanvragen met die organisaties. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen maken we daarover afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving.