Controleprotocol 2011

Provincie Overijssel - Controleprotocol 2011: accountantscontrole voor subsidies

1. Inleiding

1.1 Dit controleprotocol gaat over de subsidies die de provincie Overijssel aan organisaties verstrekt.

1.2 Met dit controleprotocol geven wij aanwijzingen over de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant die belast is met de controle van de, door subsidieontvanger, bij Provincie Overijssel in te dienen aanvraag tot subsidievaststelling.

1.3 De Provincie Overijssel of haar accountant kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de subsidie. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de Provincie Overijssel alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met review zijn niet voor rekening van de Provincie Overijssel.

1.4 De volgende regelgeving, documenten en begrippen zijn van toepassing:

a. Uitvoeringsbesluit Subsidies (UBS), vastgesteld door Gedeputeerde Staten, d.d. xxxxx en de Algemene subsidieverordening, vastgesteld door provinciale Staten, d.d. xxxxx.

b. Europese regelgeving (met name inzake aanbesteding, staatssteun en mededinging) .

c. Beschikkingen toegekend door Gedeputeerde Staten van Overijssel op basis van de ingediende aanvraag.

d. Specifieke regelgeving van de betreffende subsidie.

e. De accountant: de externe accountant van de organisatie. De externe accountant dient een Register Accountant (RA) of een Accountant Administratieconsulent (AA) te zijn.

f. Verplichtingen: in overeenstemming met de regelgeving zijn schriftelijk vastgestelde schulden aan de uiteindelijke uitvoerder juridisch afdwingbaar.

1.5 Dit controleprotocol is van toepassing op het verstrekken van controleverklaringen en voor subsidies boven een waarde van € 125.000,- volgens het UBS.

1.6 Per beschikking wordt één controleverklaring overlegd. De financiële verantwoording dient per prestatie plaats te vinden. En een inhoudelijk verslag moet worden toegevoegd, daarin is aangegeven voor welk deel de afgesproken prestatie(s) zijn gerealiseerd.

1.7 In dit controleprotocol wordt beschreven welke uitgangspunten en controletoleranties gelden bij de uitvoering van de controle door de accountant van de organisatie voor de verantwoording over de subsidies van Provincie Overijssel. Dit controleprotocol geeft aan op welke manier over de uitkomsten van deze controle gerapporteerd moet worden.

2. Uitgangspunten voor de controle

De controle moet betrouwbaar de financiële verantwoording, de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen en de verificatie (beoordeling) van een deugdelijke totstandkoming/realisatie van de prestatie omvatten.

Van de accountant wordt verwacht dat hij niet alleen controleert dat de in het verslag opgenomen financiële gegevens betrouwbaar en rechtmatig zijn, maar ook dat:

• de uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving (1.4 a/b/c/d);

• de middelen zijn aangewend voor het doel/de prestaties waarvoor de beschikking is verstrekt;

• de uitgaven plaats hebben gevonden binnen de periode zoals opgenomen in de beschikking;

• de aan de uitgaven ten grondslag liggende verplichtingen zijn aangegaan in de periode tussen de begin- en einddatum van de beschikking;

• bewijsstukken aanwezig zijn waaruit blijkt dat de vermelde prestaties zoals opgenomen in de beschikking ook zijn uitgevoerd/gerealiseerd;

• de inkopen van een organisatie op een marktconforme manier plaatsvinden;

• de staatssteunregels correct zijn toegepast;

• de bestedingen rechtmatig zijn en de facturen betaald zijn;

• indien van toepassing, de organisatie een proces-verbaal van oplevering van de prestatie opgemaakt heeft;

• de prestatie goed tot stand is gekomen/gerealiseerd: dit betekent dat de controle zich richt op de vraag of de organisatie ervoor gezorgd heeft dat de (gegevens voor de) indicator correct zijn verzameld/geregistreerd;

• juiste en betrouwbare dossiervorming aanwezig is (een deugdelijke administratie met bewijsstukken/opdrachten/facturen die langere tijd bewaard worden);

• het verplichtingenbegrip juist is toegepast (zie punt 1.4 f);

• geen (compensabele) BTW als lasten opgevoerd zijn als deze door de organisatie kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst of via het BTW-compensatiefonds;

• de financiële informatie in overeenstemming is met de in de verantwoording opgenomen niet financiële informatie;

• het opgenomen uurtarief op een juiste manier is berekend;

• de aan de subsidie bestede mensuren juist tot stand zijn gekomen;

• de aan de subsidie toe te rekenen ontvangsten in mindering zijn gebracht op de subsidiabele uitgaven.

3. Controletolerantie

Bij de oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Als dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, dan moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking betekent dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke fout in de financiële verantwoording niet groter is dan één procent van het totaal financieel belang van die verantwoording. De hierna vermelde tabel is van toepassing.

Soort verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	≤ 1%	> 1% en ≤ 3%	n.v.t.	> 3%
Onzekerheden in de controle	≤ 3%	> 3% en ≤ 10%	> 10%	n.v.t.

4. Rapportage

Een model van een goedkeurende controleverklaring kunt u downloaden op onze website.