Verzoek tot vaststelling subsidie

Subsidies lager dan € 25.000,- worden bij de verlening ook direct vastgesteld. Dit betekent dat als uw project is afgelopen u geen verantwoording hoeft in te dienen.
U moet wel een administratie bijhouden. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. Bij een eventuele controle kunt u deze documenten laten zien. De documenten bewaard u na afloop van de subsidieperiode maximaal één jaar.

Uitzonderingen

Als u voor 4 april 2018 een subsidie heeft ontvangen waarbij er sprake was van staatssteun dan moet u na afloop van uw project wel een vaststelling indienen!
In de brief leest u of dit op uw subsidie van toepassing is.

Subsidies waarvoor een Sisa-verantwoording geldt (alleen voor medeoverheden).

Bij subsidies tussen de € 25.000,- en € 125.000,- vragen wij altijd om een verantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee waarin u beschrijft in welke mate de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen zijn uitgevoerd. Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.
Ook moet u een administratie bijhouden. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. Bij een eventuele controle kunt u deze documenten laten zien. De documenten bewaard u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer de eindverantwoording ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

Wanneer moet u ook kosten verantwoorden

Als er bij uw subsidie sprake is van staatssteun of als door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden, dan stellen wij uw project vast op de werkelijk gemaakte kosten. In het formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling' vult u die kosten in volgens onze kostensoorten.

Bij subsidies van € 125.000,- of hoger vragen wij altijd om een inhoudelijke verslag en een kostenverantwoording. U stuurt bij de eindverantwoording een inhoudelijk verslag mee. Als u de activiteiten niet, niet helemaal of niet volgens de voorschriften heeft uitgevoerd, dan wordt de subsidie naar redelijkheid lager of op nul vastgesteld. Wij houden hierbij rekening met eventuele bijzondere omstandigheden.

In het formulier 'Verzoek tot subsidievaststelling' vragen wij u om de kostenverantwoording van de werkelijke kosten in te vullen. Dit is een overzicht van alle kosten die u voor de activiteiten waarvoor u subsidie heeft gekregen, gemaakt heeft. U hoeft deze dus niet apart mee te sturen. Bij een eventuele controle kunt u met uw administratie aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt. De subsidieadministratie bestaat minimaal uit facturen, betaalbewijzen, subsidiebesluiten en financiële bijdragen van derden en, voor zover van toepassing, een overzicht van de gewerkte uren. De documenten bewaart u maximaal één jaar na de subsidievaststelling.

In de brief noemen wij de datum wanneer het verzoek ingediend moet zijn. Dit is binnen 13 weken nadat het project is afgelopen.

Gedeputeerde Staten hebben besloten om de controle verklaringen af te schaffen, met terugwerkende kracht tot 1 juli 2011. Het gaat om verleende, maar nog niet vastgestelde subsidies. Hiermee verlagen wij de administratieve lasten zodat u ons sneller een financiële verantwoording kunt toesturen.

De volgende documenten hoeft u niet meer meer te sturen:

• Een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten of een bestuursverklaring.
• Een financieel verslag of gespecificeerde uren- en/of kostenverantwoording.
• Een controle verklaring van de accountant.

De financiele gegevens vragen wij nu uit in het formulier 'Indienen verzoek tot vaststelling' in het onderdeel Kostenverantwoording.

Heeft u al kosten gemaakt voor het opvragen van de controle verklaring?

Deze kosten blijven gewoon voor subsidie in aanmerking komen als dit in de brief stond. De subsidie voor de controle verklaring is maximaal het genoemde subsidiebedrag in uw brief.

Wanneer moet u nog wel een accountantsverklaring meesturen?

Voor verleende subsidies vanaf 2022 en voor provinciale regelingen die niet in het Uitvoeringsbesluit staan. Voor deze regelingen moet u dus nog steeds een controle verklaring van uw accountant meesturen maar alleen als dit in de brief als verplichting is opgenomen. Voor een toelichting zie de artikelen 1.1.2 en 1.2.24 van het Uitvoeringsbesluit. Als u twijfelt dan kunt u contact opnemen met het Overijssel Loket.